공용 사무실
부서별 복합기 사용 기록: 출력량과 비용 배분 근거 나누기
공용 복합기를 여러 부서가 쓰면 출력 신청 부수만 더한 수치와 장비에서 확인한 수치가 다를 수 있습니다. 시험본, 재출력, 복사처럼 요청표에 빠진 작업이 있기 때문입니다. 부서별 사용 현황을 정리할 때는 숫자를 바로 요금으로 바꾸기보다 어떤 기록을 어떤 기간에 모았는지 먼저 분명히 해야 합니다.
집계 기간과 기록 담당자를 정하기
담당자는 시작일과 종료일, 대상 장비, 부서 구분을 정해 작업표 머리글에 적습니다. 이름이 비슷한 장비가 여러 대라면 현장에서 구분할 수 있는 표시를 함께 남기고, 한 작업을 다른 장비에서 나눠 처리했을 때의 기록 방법도 정합니다.
부서가 신청한 출력, 직접 복사한 작업, 공통 안내문처럼 배분 대상이 다른 항목을 구별합니다. 이미 승인된 내부 기준이 없다면 담당 부서가 기준을 정할 때까지 미확정으로 남기며 임의로 부서 수에 나누거나 금액을 계산하지 않습니다.
요청량과 정상 완료량을 각각 적기
요청표에는 파일, 페이지 수, 신청 부수, 단면·양면과 색 사용을 기록합니다. 인쇄 프로그램의 설정은 작업 의도를 보여 주므로 실제 나온 정상본과 구분하고, 요청 이후 수정된 페이지나 부수도 변경 항목으로 남깁니다.
완료 시에는 정상본, 시험본, 재출력, 제외본을 별도로 적습니다. 양면 문서의 종이 장수와 인쇄된 면 수를 같은 열에 섞지 말고 각 열의 단위를 명시합니다. 팀별 인계 담당자가 실제 받은 묶음을 확인하면 수량 대조의 근거가 생깁니다.
장비 수치와 차이가 나는 범위를 확인하기
관리 담당자가 장비에서 확인한 항목 이름과 기준 시점을 그대로 기록합니다. 장비마다 제공하는 집계 항목이나 부서 구분 기능이 다를 수 있으므로 지원 여부를 먼저 확인하고 없는 세부 수치를 요청표로 추정해 장비 실측이라고 표시하지 않습니다.
두 기록의 기간과 단위를 맞춘 뒤 차이를 살펴봅니다. 미기록 복사, 다른 부서의 추가본처럼 실제로 확인한 사유는 남기되 모든 차이를 특정 부서에 배분하지 않습니다. 근거를 찾지 못한 값은 미확인 차이로 따로 두고 원자료를 보존합니다.
사용 보고와 비용 배분표를 따로 확정하기
사용 보고서에는 집계 범위, 사용한 자료, 확인된 차이, 누락 가능성이 있는 작업을 적습니다. 비용 배분이 필요하면 계약서의 청구 기준과 조직의 승인된 배분 기준을 별도로 대조하고 담당자가 확정한 값만 반영합니다.
이번 달 기준을 다음 달에도 쓸 수 있도록 입력 담당자와 마감 확인자를 남깁니다. 금액이 아직 확정되지 않았다면 사용량 보고까지만 완료로 표시합니다. 출력량을 정리했다는 이유로 실제 청구액이나 부서 부담액까지 확인됐다고 처리하지 않습니다.
작업 전후 확인표
- 집계 기간·대상 장비·항목별 단위를 적습니다.
- 요청량과 정상본·시험본·재출력량을 구분합니다.
- 장비에 실제 표시된 항목 이름과 시점을 남깁니다.
- 사용 보고와 승인된 비용 배분표를 따로 확정합니다.
자주 묻는 질문
출력 신청 부수를 더하면 부서별 사용료가 되나요?
신청량에는 실제 출력과 다른 작업이 있을 수 있습니다. 완료 기록과 청구 기준을 먼저 대조하고 승인된 배분 기준이 있을 때만 금액을 계산하세요.
부서별 집계 기능이 없는 장비는 어떻게 기록하나요?
담당자 요청표와 완료 수령 기록을 사용할 수 있습니다. 이 자료를 장비가 측정한 부서별 수치처럼 표시하지 말고 기록 방식과 한계를 밝혀 두세요.
함께 확인할 자료
기능별 공식 참고 자료
아래 자료는 인쇄 프로그램의 기능 설명입니다. 실제 장비 지원과 메뉴는 사용하는 모델과 프로그램 버전에서 확인하세요.
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