영업·소규모 사무실
소규모 사무실 견적 확인서: 서명본과 원파일 연결하기
작은 사무실에서는 같은 담당자가 견적서 작성부터 출력, 서명본 회수, 스캔 보관까지 맡기도 합니다. 그 과정에서 수정 전 원파일에 새로운 서명본을 연결하거나 마지막 장이 빠진 파일을 저장할 수 있습니다. 문서 한 건의 판본과 페이지 구성을 먼저 정하고, 돌아온 종이와 저장된 파일이 같은 문서인지 확인하는 순서를 만들어 보세요.
출력할 원파일의 판본을 확정하기
담당자는 문서 관리번호나 내부 구분, 작성일, 최종 파일명, 첨부 수와 승인자를 기록합니다. 같은 건을 여러 차례 수정했다면 이전 파일과 최종 파일의 차이를 확인하고 출력 목록에는 승인된 파일 한 개를 지정합니다.
견적의 수량과 조건을 출력 단계에서 새로 결정하지 않습니다. 본문이나 첨부에 확인되지 않은 항목이 있으면 내용 담당자가 확정하도록 돌려보내고, 출력 가능한 상태가 됐는지 작업표에서 확인한 뒤 준비합니다.
빈 확인서와 서명 위치를 시험하기
개인정보 없는 시험 양식으로 서명 칸과 날짜 칸, 본문 마지막 줄이 보이는지 확인합니다. 양식 인쇄 옵션은 실제 사용하는 프로그램에서 확인하고, 페이지 범위에 첨부와 빈 확인면이 필요한 의도대로 포함돼 있는지 살핍니다.
한 부의 정상 출력본과 원파일을 비교해 표지, 본문, 첨부 순서를 맞춥니다. 넘긴 면이 거꾸로 되거나 서명 칸이 접히는 위치와 겹치지 않는지 확인하고, 서명받을 종이와 검토 메모가 있는 시험본을 분리합니다.
돌아온 종이의 장수와 상태를 점검하기
회수 담당자는 받기로 한 페이지 구성과 실제 돌아온 원본을 대조합니다. 마지막 서명면만 왔는지, 첨부가 함께 왔는지 표시하고 누락된 부분이 있으면 확인 대기 상태로 남깁니다. 접수한 날짜와 받은 담당자도 함께 기록합니다.
스캔 전에는 스테이플과 접힌 부분을 확인하고 장비가 허용하는 방식으로 원고를 준비합니다. 원본의 기재 내용을 임의로 보완하거나 서명 모양을 수정하지 않으며, 흐린 부분은 원본 상태와 스캔 결과를 나눠 비교합니다.
저장 파일을 열고 원파일에 연결하기
스캔 파일은 저장 직후 열어 페이지 수, 방향, 첫 장과 마지막 장, 서명 칸의 가독성을 확인합니다. 파일명에는 내부 구분과 회수일, 판본처럼 서로 구별할 수 있는 정보를 정해 넣고 승인 원파일과 연결되는 위치에 기록합니다.
스캔 완료와 문서 내용의 최종 확인을 별도 상태로 둡니다. 원본 보관 위치, 검수자, 확인되지 않은 면을 기록한 뒤 담당자에게 넘기고, 서명본이 있다는 이유만으로 계약이나 다른 업무 결과를 자동 확정하지 않습니다.
작업 전후 확인표
- 내부 문서 구분·승인 원파일·첨부 수를 기록합니다.
- 시험본의 서명 칸과 페이지 범위를 확인합니다.
- 회수된 원본의 장수와 누락 면을 대조합니다.
- 저장 파일을 열어 검수하고 원파일과 연결합니다.
자주 묻는 질문
서명이 있는 마지막 페이지만 저장해도 되나요?
필요한 문서 구성과 보관 기준을 먼저 확인하세요. 받은 면과 받지 못한 면을 구분하고 본문·첨부와의 연결을 유지해야 판본을 확인할 수 있습니다.
스캔본이 흐리면 서명 부분을 수정해도 되나요?
원본 내용을 바꾸지 말고 원본 상태와 스캔 설정을 확인해 다시 스캔하세요. 판독이 어려운 부분은 담당자 확인 대상으로 남깁니다.
함께 확인할 자료
기능별 공식 참고 자료
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